Program Ewidencja Spraw opracowano w celu usprawnienia procesów obsługi interesantów. Program zarządza sprawami przyjętymi do realizacji, a także nadzoruje postępy wykonania zobowiązań. Ewidencja Spraw współpracuje z serwisem mBIP, dzięki czemu dane są publikowane w łatwy i szybki sposób.
Obecnie udostępniamy Państwu do użytkowania wersję testową oprogramowania Ewidencja Spraw. Zapraszamy do kontaktu z Działem Handlowym, tel. (81) 528 03 51.
Import do BIP
W najnowszej wersji BIP, dostępna jest funkcja importu spraw bieżących do systemu BIP. Dostępna jest ona dla osób uprawnionych, po zalogowaniu. Funkcję tą można odnaleźć w: panel administratora -> import danych.
Do wykonania całej operacji potrzebne będzie wcześniejsze stworzenie i wybranie stron do spraw aktualnych i archiwalnych. Strony te zabezpieczone są przed modyfikacją bezpośrenio z systemu i jedyną operacją jaką można wykonać jest usuwanie spraw ze strony "archiwum".
Import wykonuje się poprzez podanie do systemu pliku w formacie XML (za pomocą funkcji "Import danych"), który zawiera dane spraw. Plik ten jest przetwarzany przez system BIP w wyniku czego, sprawy pojawiają się na stronie spraw bieżących bądź archiwalnych. W każdej ze spraw wymagane jest podanie tylko niektórych danych, mianowicie:
numer sprawy - numer nadawany jest przez Państwa program do ewidencji spraw, nie może zostać zmieniony do momentu, przeniesienia sprawy do archiwum,
status sprawy.
Podanie innych danych jest dobrowolne.
Mechanizm klasyfikacji spraw na aktualne i archiwalne jest prosty:
jeśli w pliku importu istnieje sprawa, której numer nie występuje w bazie danych, wówczas sprawa jest dodawana do systemu,
jeśli w bazie danych istnieje sprawa o numerze takim jak plik w pliku importu, wówczas sprawdzana jest treść (min. status) i jeśli uległa ona zmianie, wówczas tworzona jest historia zmian tej sprawy,
jeśli w bazie danych istnieją sprawy, których numery nie wystąpiły w pliku importu, wówczas przenoszone są one do archiwum.
W załączniku znajduje się plik XSD (XML Schema), który służy do sprawdzenia poprawności struktury pliku XML oraz plik XML zawierający przykładowe dane.
Poprawność Państwa pliku importu można sprawdzić w internecie lub za pomocą specjalnego programu.
