Rozporządzenia MSWiA w sprawie Biuletynu Informacji Publicznej zakłada, że informacje publiczne zawarte w Biuletynie będą zorganizowane w postaci baz danych, a ich udostępnianie będzie się odbywać w oparciu o mechanizmy baz danych. Tak więc wszystkie informacje publiczne, które podlegają udostępnianiu należy wprowadzić do sytemu mBIP.
Jest to przedsięwzięcie szalenie pracochłonne i wymaga posiadania wersji "elektronicznych" wszelkich dokumentów urzędowych. Poniżej znajduje się szczegółowy opis jakie elementy danych publicznych muszą być publikowane w kolejnych etapach działania Biuletynu.
Etap I - 1 lipca 2003
Jest to ostateczny termin, do którego wszystkie podmioty wymienione w ustawie muszą mieć prawidłowo funkcjonujący BIP. Wszystkie informacje wymienione poniżej muszą być publikowane od tej daty. Dane podstawowe o podmiocie:
status prawny lub forma prawna podmiotu,
organizacja oraz przedmiot działalności i kompetencji podmiotu,
informacje na temat organów podmiotu i osobach sprawujących w nich funkcje oraz ich kompetencje,
struktura własnościowa podmiotu oraz majątku, którym dysponuje.
Informacje o zasadach funkcjonowania podmiotu, w tym o:
trybie działania władz i ich jednostek organizacyjnych,
trybie działania w zakresie wykonywania zadań publicznych,
działalności w ramach gospodarki budżetowej i pozabudżetowej
sposobach stanowienia aktów publicznoprawnych,
sposobach przyjmowania i załatwiania spraw,
prowadzonych rejestrach, ewidencjach i archiwach oraz o sposobach i zasadach udostępniania danych w nich zawartych.
Etap II - 1 stycznia 2004
Najpóźniej w tym terminie należy publikować w BIP-ie następujące informacje:
informacje o stanie przyjmowanych spraw,
kolejności ich załatwiania lub rozstrzygania,
treść i postać dokumentów urzędowych,
stanowiska w sprawach publicznych oraz treść innych wystąpień,
informacje o stanie samorządów i ich jednostek organizacyjnych.
Etap III - 1 stycznia 2005
Od tego terminu obowiązkowe jest publikowanie informacji o:
majątku publicznym,
długu publicznym,
pomocy publicznej.
Kary
W przypadku niedopełnienia obowiązku publikowania informacji publicznej w Biuletynie Informacji Publicznej przez podmioty objęte ustawą z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej ustawodawca przewiduje sankcję karną od kary grzywny do roku pozbawienia wolności (art. 23).
